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志愿者工具

女校友 talking during 团圆

史密斯是强大的,因为它是因为志愿者的工作。从招生到筹集资金的重要举措,有无数的方法为您作出史密斯与学生和同事校友的生活有意义的差异。史密斯校友一起工作的时候,一切皆有可能。

 

志愿者管理

寻找志愿者

  • 给会员的机会,报名参加一个俱乐部会费形式,在一个事件,或者通过调查。
  • 问其他史密斯女人,如果他们知道谁将会是一个很好的志愿者。
  • 亲自接近一个潜在的志愿者。让她知道她的技能,天赋和专长将受益史密斯。
  • 跟进的一切援助。不要失去机会;定时是关键。
  • 突破主要工作分成较小的。人们更容易注册一个次要的任务,而不是承担主要责任。
  • 任命联合主席,而不是一个单一的主席。它更有趣,那么繁重分享与别人的工作。记住:注重乐趣和友谊。

培养领导力

  • 听志愿者,并接受不同的想法。
  • 支持,赞扬和感谢志愿者的努力。
  • 对经历了新的,旧的与年轻的志愿者。
  • 改变任务或经常重新分配他们的每所以没有一年后,事件或一年后做同样的事情事件。
  • 提供有关职责和时限,以促进成就感和使命感清晰的沟通。
  • 总是试图给志愿者的任务为他们拥有专业知识的才能或。
  • 联系咨询,支持和建议校友关系的办公室。

通讯

有多种方式上课,俱乐部和团体分享他们史密斯相关的新闻和通信。一定要使用你的 类网站 和当地 史密斯俱乐部 为您的通信。 

Broadcast Emails & 新闻letters

史密斯可以在你的俱乐部或团体的代表发送广播电子邮件。接触 alumclub@smith.edu。电子邮件必须坚持我们既定的标准,并不能攻击或诽谤的内容包含。电子邮件必须从社论或作出判断关于cq9跳高高跳起来爆分计划或政策避免。电子邮件的内容必须与cq9跳高高跳起来爆分的校友或业务或活动。在电子邮件中外部链接必须将适当的网站。

级管理人员将深入到总统级,以确保每个类都有每年发送的电子邮件通讯两次机会。

俱乐部和团体

一些俱乐部送季度或每月通讯。 
发送电子邮件请求 南希·斯特里特豪斯,用于聚会,班级和俱乐部副主任。

电子邮件请求指引

电子邮件是在周一,周二,周三和周四尽可能发送,因为这几天一般争取最好的打开率。如果你希望有您的电子邮件在一个特定的日期和时间发送,随意指示。请通过可能会至少提前72小时通知,特别是3月份为桨人员把注意力转向团聚。

在您的电子邮件请求,包括:
  • 主题行的电子邮件。
  • 到的答复应发送地址。电子邮件必须来自 alumnae@connect.smith.edu 因为它通过特定的审查过程了,所以它不会得到列入黑名单。
  • 邮件的最后文本,无论是在附加词或网页文档或电子邮件的正文。
  • 要包含任何图片,作为附件。图像越大,越容易将其调整到正确的比例不扭曲的图像。
会所

 

如果你决定要发送打印时事通讯,您可以使用本地打印机,或在北安普敦天堂副本(413.585.0414)直接工作。我们在天堂的副本联络协调你的通讯设计,印刷,邮寄和账单,如本地打印机应该做的。您可以发送文字和照片作为电子邮件附件 paradise@paradisecopies.com.

一旦你有你的打印机,并在最后的草案形式的通讯,请将它作为电子邮件附件,以校友关系的办公室进行最后审查和证明。然后,我们将简讯发送到与任何必要的编辑和俱乐部列表中选择打印机,作为一个Excel文件,邮寄。您打印通讯的格式版本的链接可以被包括在广播电子邮件alummae我们为之上文件的电子邮件地址。

在所有的信件,请鼓励你的同学在更新他们的电子邮件地址和其他联系信息 alumnaerecords@smith.edu.

网站

桨提供了类,俱乐部和团体免费的,易于使用的基于模板的系统。 ESTA系统是建立在WordPress的发布平台上。所有页面都有一个共同的外观和维护者只需要添加文本和图像来创建或更新任何页面。

社交媒体

考虑使用社会化媒体,如Facebook的,Instagram的的,LinkedIn和推特增加集团的知名度。学院不提供类,俱乐部或者团体的社交媒体页面的支持。 

鼓励更新信息

鼓励校友保持其信息目前在校友目录,因为这是由俱乐部,亲和力群体和阶层使用的电子邮件地址和家庭地址资源。校友可以登录 校友名录 更新自己的联系信息,并与朋友,同学和其他校友保持联系。

后新闻和桨日历事件

发表您的校友活动 桨日历。看到史密斯的事件在世界各地发生的事情。致电桨 alumclub@smith.edu 发表您的校友活动。

    保持你的网站新鲜

    创造一个充满活力和强大的网站,共享新闻和信息关于你的课,俱乐部组和大学。有会员档案,类/俱乐部/新闻组定期更新你的网站, 新闻史密斯,活动通知或音频和视频。他们的网站使用许多类有效年内领导到会,分享这个周末的计划,并为志愿者的请求。

    维护新闻

    在适当的时候,收集您的新闻在一封电子邮件中并将其发送给同学或者俱乐部或组成员。从史密斯的新闻媒体绘制的新闻和信息:

    在cq9跳高高跳起来爆分的标志和文字商标应该在所有印刷材料和网站显著图形元素。几个不同版本的徽标都可用;当怀疑你应该使用它,请 联系大学关系.

    使用史密斯标志

    财务主管应该向其他类人员的系统报销费用。所有发票应在组织的名称。他们已通过授权人员只有在发票支付。掌柜也应该明确地告诉所有官员是为他们提供对特定项目花费全权委托金额。

    官员执行委员会通常决定关于志愿者的开支准则。该AASC提出以下建议:

    • 制定偿还志愿者日常系统。
    • 包括所有的偿付请求收据,伴随如何/当消费招致的解释。

    形式

    报销费用

    • 旅行费用:机票,火车,公共汽车,汽车的里程数,出租车费,停车费,过路费,穿梭巴士,大众交通,汽车租赁
    • 住宿:旅馆,汽车旅馆,床和早餐
    • 用餐:用收据报销。建立基于一组膳食津贴准则(例如,用于早餐$ 5或每24小时周期$ 25)
    • 提示:行李搬运,客房服务,侍者
    • 组织业务:电话,邮寄,复印,传真
    • 所有先前的授权费用:用品,文具,信封等。

    无偿费用

    • 停车罚单或超速罚款
    • 个人服务,如干洗,美甲,擦鞋
    • 酒精饮料
    • 个人礼物
    • 幼儿而在组织的业务。 (这是一个代价,一个组织可能决定制定关于偿还志愿者的政策。)

    史密斯俱乐部和团体是由大学的一般责任险保单自动覆盖;然而,企业可以通过供应商(如酒店)被要求提供保险的证据,以符合特定的合约。在这种情况下,保险证书可以代表该组织的颁发。这些请求可以被发送到 alumclub@smith.edu.

    请提供以下内容:单位名称,联系人,事件,日期,时间和位置描述。

    cq9跳高高跳起来爆分的责任险

    cq9跳高高跳起来爆分的一般责任保险覆盖每个史密斯组织可以法律上有义务赔偿支付给受害方的人身伤害,人身伤害,财产损失或损害的广告数量。

    没有覆盖税款,罚款,民事或刑事处罚,合规的非金钱奖励或任何其他不可保的物质成本。

    个别校友是学院的一般责任政策所涵盖的“而她的职责范围内,或同时在方向作用或为或代表,包括实体(cq9跳高高跳起来爆分)的执行服务作用。”

    有这一政策没有地域限制,覆盖范围是世界性的。也没有,因为从酒精中的事件被服务而导致的事故提出索赔排斥覆盖。在AASC确实,但是,周围有酒精的服务清晰的指引,在俱乐部活动。

    Accidents & Claims

    任何书面的需求被认为是由我们的承销商要求(它不必是西装)。任何要求,无论损失的原因,应立即打电话并发送至五个学院风险管理办公室(见下面的地址),并于AASC。索赔的副本也应送交学院的财务主管或财务总监。

    车祸

    使组织有非自有汽车覆盖该学院已扩大其汽车政策。这提供覆盖范围成员的个人汽车政策。

    额外的覆盖范围或索赔

    史密斯与俱乐部有关政策的排除或索赔的具体问题,请联系:

    斯泰西河克罗尔
    Director of Compliance & Risk Mgmt
    五个学院,纳入
    C /Ø曼荷莲学院
    50书院街
    南哈德利,MA 01075-6404
    电话:413.538.3092
    传真:413.538.3031
    skroll@fivecollege.edu

    白酒责任的声明

    1989年无毒品学校和社区的行为(PL 101-226)要求所有高等教育机构采用并实施一个方案,以防止非法持有,使用和非法药物和酒精的分布由史密斯社区成员作为条件根据联邦计划接受资金或财政援助的任何其他形式。

    虽然通过学校的政策规定上课,俱乐部和亲和群体性事件的一般风险的保险范围包括主机白酒责任保险,请注意,渎职侵权犯罪不是盖的,服务(在马萨诸塞州21岁以下)的酒给未成年人是犯罪行为。

    校园服务

    团膳服务适用于cq9跳高高跳起来爆分的酒牌。根据马萨诸塞州法律白酒,餐饮服务是授权出售酒精在校园里的唯一实体。酒精可能只涉及餐饮服务的活动的一部分提供。在任何情况下可以一组规划功能提供自己的酒。餐饮服务是需要提供在供应酒类培训,熟悉马萨诸塞白酒法规服务器。

    校外服务

    在活动中提供酒类企业必须遵守国家有关的服务和白酒消费国家规定全部办理。与餐饮业工作时,确保他们得到适当的授权服务酒精。

    在服务酒一般性发言

    在马萨诸塞州放送酒精饮料的人谁是陶醉和发生车祸,伤及自己或他人,一个人或组织的责任是巨大的。在马萨诸塞州,地方/机构/人谁最后一次投放白酒个别承担责任。在校园里,餐饮服务人员拒绝提供酒精饮料给任何他们认为陶醉。请在活动中提供酒类时,在你的社会认识到白酒的法律。是在甲醇的存在的所有情况慎重。


    Additional 资源 for 会所 & Groups

    不是每个俱乐部有规章制度。首先,章程应规定,俱乐部的组织,以进一步cq9跳高高跳起来爆分的福祉和专为教育和慈善的目的进行操作。

    在促进高校的福祉,组织应牢记以下目标:

    • 促进友谊的毕业生和以前的学生之间的精神
    • 扩大高校的目标和成就
    • 促进和学院,AASC和组织之间的沟通,鼓励
    • 划定各官位置的首要责任
    • 概述了握住球杆的定期会议和执行委员会的过程

    组织章程还应说明如下:

    • 什么构成法定人数
    • 对官员的选举进程
    • 任命和提名委员会的形成
    • 用于设置交纳会费的规定
    • 该组织的规定解散
    • 为修正章程的过程

    组织章程必须禁止inurement一个段落。所有分会干部必须明白,不遵守以下五个项目将危及一个组织的免税地位:

    • 没有组织的部分收入可能受益的任何成员,董事,高级人员或其他私营个体。
    • 该组织官员被授权和授权支付合理的补偿所提供服务。
    • 无组织的活动应包括携带的宣传,或以其他方式试图影响立法。
    • 该组织不能参与或竞选公职的任何活动进行干预。
    • 没有在公司章程细则可以被理解为授权或许可的组织,而不是专门为免税501C(3)资格的规定范围内的慈善或教育目的操作等。

    组织被要求提交与AASC任何修改章程。

    七月
    更新网站上你的俱乐部的志愿者的名单,同时抄送给AASC。
    安排与新老董事会会议,并按照过渡清单。
    八月
    请您所在地区的新生名单。举办学生送行。
    为年计划的方案。
    发送AASC要在发布活动的日历 在线活动日历.
    更新用当前的信息网站。
    September & October
    计划新闻发布到校友:广播电子邮件消息,俱乐部通讯,类网站和Facebook的页面。
    发送护理包给学生。
    十一月
    邀请潜在和现有学生一个节日派对。
    十二月
    捐助服务向俱乐部申请奖学金基金邮件的赋予基金报告。
    一月
    邀请当前学生寒假活动。
    与你的校友入学协调员(AAC)对cq9跳高高跳起来爆分图书奖程序连接。
    更新你的网站。
    February & March
    开始筹划继任。
    四月
    捐助服务向俱乐部申请奖学金基金邮件的赋予基金报告。
    发送护理包给学生。
    可以
    选举官员。提交官员的联系人列表中的桨大选后。
    六月
    计划在协作欢送会与你的AAC。
    接触到新的毕业生转移到你的区域。
    7月1日前提交年度报告和财务报告。
    确定是否需要你的俱乐部填写纳税申报表。
    • 在规划的事件,考虑校友的多样性,不分种族,阶级,性别,性取向,种族,年龄,地域,能力,宗教,单/合作等,如果一家具乐部可以计划每年只有一个或两个事件,目的在这些事件的参与者尽可能多样化。如果俱乐部有每年举行许多事件的奢侈品,它是不可避免的,其中的一些事件会更狭隘的。
    • 如果可能的话,涵盖了各种每年超过主题。建议包括基于各地的艺术/文化,戏剧/电影,饮食/酒,健康/保健,智力/文学,花园/户外,事业/生活技能,财务规划,技术,创业,高校招生计划,体育,本地/事件城市的骄傲,徒步旅行,参观地标和现成的,因循守旧的珍品。
    • 在适当时,包括该学院的新闻和呼吁财政上支持它。
    • 如果可能的话,总是有足够的时间进行社交活动。铁匠铺爱,以满足和其他铁匠铺网络。
    • 你的小组可能要选择每年的系列活动的一个主题。跟上这可能转化为一个主题的校园发生的事情。
    • 提供不同价位的事件,总是使他们尽可能具有包容性。
    • 如果你的俱乐部涵盖了广泛的地理区域或一个大的城市,计划在不同的地区活动。你会更有可能看到不同的面孔。
    • 选择最佳时间:考虑到假期,宗教仪式和冲突的本地事件。
    • 与其他女子高校群体,七个姐校友团体和常春藤盟校团合作。
    • 各地的校友的展览,音乐会,讲座,工作坊,表演或阅读计划的事件。
    • 创建一个特殊的事件,如果受益学生奖学金的奖励俱乐部奖学金款项,或建立史密斯基金的认识和支持。
    • 史密斯在社区:与当地女子学校共同主办的活动,组织,支持妇女和女童,当地的学院或大学,或任何社区组织已经计划赞助/事件相关的重点放在妇女和女童教育,或感兴趣的其他问题校友。
    • 通过Facebook的小组“与其他俱乐部领导人网络cq9跳高高跳起来爆分俱乐部领导”加盟其他俱乐部的Facebook的页面。检查 校友关系活动日历的办公室 看看其他俱乐部都在做。
    • 跟上Facebook的上另外两个女校友组:

    现在你是一个校友俱乐部或团体的领导者,我们希望能帮助您实现平稳过渡的领导。我们已经把两者的传入和传出的领导人应该检讨的清单。

    清单传入领袖

    • 建立与即将离任的领导人开会去了的问题和话题
    • 收集来自前领导人俱乐部文件
    • 安排新老板/领导委员会成员会议
    • 回顾桨俱乐部的资源页面上可用的资源
    • 安排与校友参与的助理导演打电话
    • 发送当前俱乐部领导的列表,以便桨有准确的记录
    • 介绍自己通过通讯,广播电子邮件和/或Facebook的发布到校友

    有益的讨论话题

    下面的问题和主题是一个指南,帮助你想想你的新角色。他们还可以帮助您进行讨论,你的前任。

    地方俱乐部的概述

    • 什么是俱乐部的使命是什么?
    • 做你如何描述你的俱乐部吗?
    • 什么是您所在地区的校友独特之处?
    • 当是最后一次校友被要求用于编程思想或完成一项调查?

    程序设计

    • 这个俱乐部有一个旗舰项目,如每年举办一次,定期筹款或读书俱乐部?
    • 什么是一些俱乐部的筹款节目?

    目标

    • 什么是你的目标,俱乐部的领导者?
    • 什么是你喜欢的俱乐部领导层的方面?哪些方面是更具挑战性?

    Leadership & 治理

    • 什么是董事会或领导委员会的结构?是什么支持是地方吗?
    • 你认为这将是理想的领导结构?
    • 什么是板或领导发展的过程吗?
    • 检查俱乐部的规章制度。每年所需的所有俱乐部会议?

    通讯

    • 什么是俱乐部成员沟通的最有效的形式?
    • 当你发送俱乐部新闻?
    • 你在广播电子邮件发送什么样的信息?
    • 谁保持俱乐部的网站上最新的吗?
    • 这个俱乐部有一个电子邮件帐户和Facebook的页面?谁回应电子邮件和帖子的消息?

    挑战

    • 什么是你最大的障碍(通信,志愿者,场馆)?
    • 你有什么想法要克服的挑战?
    • 什么是你的年度俱乐部的时间表?

    财政

    • 什么是资金管理的最佳做法?
    • 谁可以签署支票和访问帐户?
    • 你如何处理税收,规费和费用?
    • 这个俱乐部有一个免税状态?
    • 是你的俱乐部501©(3)?
    • 这个俱乐部有任何奖学金的资金?

    资源

    • 什么是从桨的资源和支持?
    • 你在哪里可以得到俱乐部的领导在你的区域列表?
    • 是否有任何过去的俱乐部领导谁可以成为你的资源?
    • 是否有您所在地区的任何大学受托人或AASC董事会成员(目前或过去)?

    重要的俱乐部文件

    • 章程(如果有的话)和修正案
    • 认定函,税务身份证件,EIN
    • 过去的年度报告和财务报告的副本(必须在文件的桨)
    • 板/领导人会议纪要
    • 俱乐部历史上的文件,简报等。
    • 目前的主板/领导委员会成员的联系信息和学期名单
    • 电子文件和文件夹,用如适用密码

    Schedule Meeting of New & Old

    • 发送前会议的议程和任务
    • 评审领导和志愿者的责任
    • 评审提名/选举程序
    • 制定战略为来年设定目标
    • 制定年度预算

    cq9跳高高跳起来爆分图书奖杰出认识的年轻女性在您的社区。奖项不仅要祝贺他们的学业和个人成就学生的一个很好的方式,但同时也增加了史密斯的知名度高的学校和鼓励年轻女性考虑史密斯为自己选择的大学。

    史密斯俱乐部赞助商的奖励和选择高的学校。收件人是由学校工作人员选择。书被授予高中二年级学生或大三学生,平时在学校的颁奖大会在春天。收件人会收到由该组织选定的一本书。史密斯俱乐部只需要筹集资金用于购买在颁奖典礼上介绍的书籍。

    每年春季招生办公室发出的有关图书奖的信息包发送到校友入场协调员(AACS)。分组包括:

    • 用于接触学校提供指引
    • 信的样本发送给学校
    • 由cq9跳高高跳起来爆分的校友和教师编写的图书列表
    • 一本书奖收件人片

    请建立新的图书奖时,为了避免重复已被另一组给予奖咨询招生办公室。如果你的俱乐部有兴趣赞助一本书奖,请联系您的醋酸钠,AAC或 招生办公室。对此计划感兴趣亲和团体应与当地的铁匠俱乐部合作,协调的努力。

    财务记录

    组织财务人员保持其任期的期限国库。校友关系办公室建议计算机会计/电子表格系统维护记录。对于没有接触过电脑谁财务主管,财务记录必须按照标准的会计方法来维持。机构资金将仅用于造福于组织。

    维护俱乐部国库提示

    卡罗琳carbaugh '66,在华盛顿特区,俱乐部的长期财务,股以下提示:

    • 打开或更新指定支票帐户;有几个授权签署人,但在检查一个签名就足够了。
    • 制定一个预算来控制收入和支出,并确定收入来源和类别的费用。
    • 记录所有资金交易。
      • 收入和金额的记录源。
      • 总是拿收据和文档的副本。
      • 每月平衡支票簿,并产生与起始和结束余额每月或定期报告。

    事件管理笔记

    • 跟踪响应:姓名,地址,收到时,当沉积预订数量,捐赠金额,支付的金额。
    • 办理存款并支付所有的账单。
    • 提供免税达与会者或捐赠者的信息。
    • 产生的事件,包括保留意见,收入,费用,利润或损失数的最终报告。

    对俱乐部的财务人员特别援助

    金融专业 凯蒂·诺顿 '70曾担任掌柜两个纽约市的cq9跳高高跳起来爆分俱乐部和汉普郡的cq9跳高高跳起来爆分俱乐部。她可以在金融和税收问题上的磋商。 (请注意,多达五个小时的协商是由学院覆盖;额外的时间必须由俱乐部支付)

    银行账户

    掌柜应在组织(而非个人帐户)作为第二军官,平时总裁,也有权柄的主要签名授权的名义开立银行账户。开一个银行账户,掌柜都需要它的组织章程及以下:

    • 税收号码(雇主识别号码(EIN)或纳税人识别号码(锡))。去 www.irs.gov 并点击链接到申请的一项在线。
    • 该组织的501C(3)或501C(7)免税号码(如果适用)。

    Setting & Collecting Dues

    掌柜征求上定期会费成员。这是一般的做法,征求在通讯费,但一个组织也可以发送邮件单独向校友只用于此目的。会费的范围为每年$ 20至$ 75掌柜保持收到会费的记录。

    该AASC提出了以下基本原则:

    • 设置会费时考虑您的组织的规模,你的国库的财务状况,并定期和预计的支出。
    • 包括有关使用费的明确指示和细节的个人笔记。提供寻址的回邮信封。
    • 提供在事件或校友成员谁的财年开始前交纳会费折扣。
    • 认识校友谁已经在你的通讯缴纳会费。
    • 提供您的俱乐部目录的免费副本。

     

    联系

    校友关系的办公室

    女校友的房子
    33榆树街
    cq9跳高高跳起来爆分
    北安普顿,MA 01060

    电话: 800-526-2023(选项4)或413-585-2040
    传真: 413-585-2015
    工作人员→